PRENOTAZIONE - La funzione di prenotazione è strutturata per soddisfare sia le necessità del personale addetto alla prenotazione da sportello, che interagisce direttamente con il paziente, sia per l'operatore del CUP (Centro Unificato Prenotazioni). La maschera utilizzata è organizzzata per fornire all'operatore tutte le informazioni di cui ha bisogno per soddisfare le richieste del paziente e portare a termine anche prenotazioni complesse in una singola operazione.
La prima pagina della maschera permette di raccogliere le informazioni relative alle prestazioni da prenotare ed alle convenzioni con cui il paziente effettua la prestazione; nella stessa sessione di prenotazione è possibile prenotare prestazioni fruite tramite convezioni diverse, ad es. SSN, assicurazioni, etc. Dopo aver determinato le prestazioni il sistema fornisce l'elenco degli appuntamenti disponibili, calcolando automaticamente il numero degli slot di appuntamento da utilizzare in relazione alla durata di ciascuna prestazione. A richiesta dell'operatore viene calcolato il costo previsto delle prestazioni prenotate, tenendo conto anche di eventuali listini personalizzati del professionista selezionato.
È possibile prenotare più prestazioni singole in appuntamenti autonomi o consecutivi, cicli con cadenza fissa di una stessa prestazione (ad es. infiltrazioni), cicli completi di prestazioni differenti (ad es. prestazioni di fisioterapia), checkup.
Non vi è alcun limite tecnico al numero di prestazioni che possono essere prenotate in una stessa sessione di prenotazione.
La seconda pagina della maschera permette di individuare e selezionare il paziente per il quale si sta effettuando la prenotazione oppure di inserire i dati anagrafici minimi nel caso di un nuovo paziente. Dopo aver selezionato il paziente viene mostrato lo storico delle prestazioni svolte, colorando diversamente quelle già eseguite, solo prenotate oppure cancellate, permettendo all'operatore di prevenire eventuali doppie prenotazioni o errori di prenotazione.
Avendo selezionato il paziente e le prestazioni si può procedere alla prenotazione, al termine della quale viene inviato via posta elettronica o stampato un promemoria di appuntamento.
La presenza di eventuali preparazioni associate alle prestazioni prenotate è indicata all'operatore ed inserita automaticamente nel promemoria.
Funzioni di utilità permettono all'operatore di visualizzare l'agenda settimanale o mensile di un professionista.
Le stampe, personalizzabili, fanno riferimento alle prenotazioni del giorno e al dettaglio degli appuntamenti settimanali e mensili di ciascun professionista.
ACCETTAZIONE - La funzione di accettazione permette di completare la parte burocratico-amministrativa associata ad un episodio paziente. Nel caso di paziente prenotato l'inserimento del codice fiscale (in via manuale o tramite lettore di codici a barre) o di un numero minimo di dati identificativi del paziente (cognome, nome e data di nascita) permette di richiamare l'episodio prenotato; nel caso di accettazione diretta gli stessi dati permettono di generare contestualmente un nuovo episodio e, se necessario, di inserire un nuovo paziente. I dati anagrafici del paziente sono aggiornati dall'operatore, se necessario, e ne viene verificata la congruenza tramite controlli incrociati su data di nascita, luogo di residenza, cittadinanza e posizione nei confronti del Sistema Sanitario Nazionale. La fase di accettazione effettua una rigorosa verifica di congruenza dei dati poiché la qualità dei dati inseriti in questa fase è determinante per il corretto fluire delle operazioni successive.
Dopo che l'operatore ha confermato i dati anagrafici del paziente si passa alla verifica e validazione oppure all'inserimento dei dati relativi alle prescrizioni ed alle prestazioni richieste. Non vi sono limiti tecnici al numero di impegnative e prestazioni che possono essere indicate in un unico episodio. Anche in questo caso vengono applicati rigorosi controlli di congruenza dei dati, ad es. fra impegnativa e numero di prestazioni, esenzione eventualmente indicata e compatibilità con la prestazione richiesta.
Per ciascuna prestazione possono essere indicati (o devono essere indicati a seconda della configurazione di sistema) il reparto di esecuzione, il professionista esecutore ed il professionista refertante; questi dati rappresentano la base sulla quale verranno svolte le elaborazioni dal modulo di calcolo delle compartecipazioni e dal modulo di statistica.
La fase finale della accettazione effettua le operazioni di cassa e la stampa dei documenti fiscali, del modulo di ritiro referti (con l'indicazione della data prevista di consegna calcolata automaticamente), delle eventuali etichette adesive da apporre ai contenitori del materiale biologico per il laboratorio, degli eventuali moduli prestampati associati alle prestazioni, del modulo della privacy.
CONSEGNA REFERTI - La funzione di consegna referti è utilizzata per registrare data e ora di consegna del referto, gli estremi identificativi di chi ha effettuato il ritiro nel caso di delega e la posizione contabile del paziente con evidenza di eventuali partite aperte.
GESTIONE IMPEGNATIVE - Dopo lo svolgimento della pratica amministrativa e della prestazione sanitaria, le imepgnative devono essere raggruppate ed inviate alla ASL di competenza. A questo scopo un insieme di funzioni specifiche aiutano gli operatori a raggruppare ed inserire nelle scatole congruenti per destinazione tutte le impegnative lavorate. In questo modo è sempre possibile per il personale responsabile avere sotto controllo la congruenza fra impegnative lavorate ed impegnative consegnate alle ASL, evidenziando quelle 'disperse' che possono in questo modo essere rintracciate e reinserite nel ciclo di lavoro.
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